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Einfaches CRM für kleine Betriebe: Website-Anfragen im Griff.
Für viele kleine Betriebe ist ein großes CRM zu viel. Sie wollen wissen: Wer hat angefragt, wer hat schon eine Antwort, was ist daraus geworden? Genau das kann das Anfragen-Postfach von netstein Sites, abrufbar im Chat mit Claude.
Claude, mit netstein Sites verbunden
Welche Anfragen sind diese Woche reingekommen, und wer hat noch keine Antwort?
Sieben Anfragen seit Montag. Drei sind noch offen: Frau Weber (Einbauschrank, mit zwei Fotos), Herr Yilmaz (Küche, bittet um Rückruf) und Familie Braun (Treppe). Soll ich die übrigen vier als „kontaktiert“ markieren?
- 7 Anfragen gefunden
- 3 noch offen
Anfragen gehen im Postfach unter.
Eine Anfrage über die Website landet als Mail im Postfach, zwischen Rechnungen und Newslettern. Wer hat schon geantwortet? Wo ist das Foto, das der Kunde mitgeschickt hat? Und was wurde aus dem Angebot vom letzten Monat?
Dazu kommt der Datenschutz: Anfragen enthalten Namen, Telefonnummern und manchmal Fotos aus der Wohnung. Die sollten nicht für immer in einem Postfach liegen, sondern nach einer festen Frist gelöscht werden.
Vier Wege, Anfragen zu verwalten.
| Weg | Gut für | Haken |
|---|---|---|
| E-Mail-Postfach | Ein, zwei Anfragen pro Woche | Kein Status, keine Löschfrist, Anhänge verstreut |
| Tabelle (Excel, Google Sheets) | Überblick für wenige Anfragen | Abtippen, Daten an mehreren Orten, Löschen von Hand |
| CRM-Abo (HubSpot, Pipedrive u. a.) | Vertrieb mit Pipeline und Team | Einrichtung und Pflege, für kleine Betriebe oft zu viel, Kosten je Nutzer |
| Anfragen-Postfach von netstein Sites | Website-Anfragen von der Anfrage bis zum Auftrag | Kein Vertriebs-CRM mit Pipeline und Telefonie |
Was das Anfragen-Postfach kann.
Jede Anfrage aus Ihren Formularen landet automatisch dort. Sie fragen Claude, statt eine Oberfläche zu bedienen.
Alles an einem Ort
Jede Anfrage mit allen Angaben, Fotos und PDFs, im Chat mit Claude oder im Reiter Anfragen der Verwaltung unter sites.netstein.de. Dateien öffnen Sie über einen Link, der nach 24 Stunden abläuft.Status für jede Anfrage
Neu, kontaktiert, gewonnen, verloren oder Spam. „Markier die Anfrage von Frau Weber als gewonnen“ genügt.Notizen
„Notiz zu Herrn Yilmaz: Rückruf Donnerstag, will Eiche.“ Beim nächsten Mal weiß Claude, worum es ging.Löschfristen
Sie legen fest, wie lange Anfragen und Dateien bleiben, etwa 180 und 90 Tage. Danach löscht das System sie von selbst.Export
Alle Anfragen als CSV oder JSON, auf Wunsch mit Dateien, etwa für Ihre Buchhaltung oder ein späteres CRM.Weiterleiten
Neue Anfragen per Webhook an HubSpot, Pipedrive oder eine Tabelle, zum Beispiel über n8n oder Make. Wie das geht: Formulare und Webhooks.
Damit aus Anfragen Aufträge werden.
- Innerhalb eines Werktags antworten, wer zuerst zurückruft, bekommt oft den Auftrag
- Den Status pflegen, dann sehen Sie am Monatsende, wie viele Anfragen zu Aufträgen wurden
- Im Formular nach dem fragen, was Sie für ein Angebot brauchen: Maße, Wunschtermin, Fotos
- Eine Löschfrist festlegen und in der Datenschutzerklärung nennen
Häufige Fragen zum einfachen CRM.
Was ist ein einfaches CRM?
Ein CRM sammelt Kontakte und Anfragen an einem Ort, mit Status und Notizen. Ein einfaches CRM verzichtet auf Vertriebs-Pipelines, Telefonie und Kampagnen und konzentriert sich darauf, keine Anfrage zu vergessen.
Gibt es ein kostenloses CRM für kleine Unternehmen?
Ja, mehrere CRM-Anbieter haben kostenlose Einstiege mit begrenztem Umfang. Für Website-Anfragen reicht vielen Betrieben aber schon das Anfragen-Postfach, das bei netstein Sites im Plan enthalten ist.
Brauche ich als kleiner Betrieb ein CRM?
Sobald mehr als eine Handvoll Anfragen im Monat kommt oder mehrere Leute antworten, lohnt sich ein fester Ort mit Status. Ein großes Vertriebs-CRM brauchen die wenigsten.
Ist das Anfragen-Postfach ein vollwertiges CRM?
Nein. Es verwaltet Anfragen aus Ihren Website-Formularen mit Status, Notizen, Dateien, Export und Löschfristen. Für Vertrieb mit Pipeline, Angeboten und Telefonie leiten Sie Anfragen an ein CRM wie HubSpot oder Pipedrive weiter.
Wie lange darf ich Anfragen speichern?
So lange, wie Sie sie für die Bearbeitung brauchen, danach sollten sie gelöscht werden. Viele Betriebe wählen sechs Monate, bei Aufträgen gelten längere Fristen für Rechnungen. Wir sind keine Anwälte und erbringen keine Rechtsberatung.
Kann ich Anfragen in HubSpot oder Pipedrive übernehmen?
Ja, per Webhook in Echtzeit, zum Beispiel über n8n oder Make, oder gesammelt über den Export als CSV oder JSON.
Können meine Kunden ihre Anfragen selbst sehen?
Ja. Agenturen laden ihre Kunden mit der Rolle Kunde ein. Die sehen in der Verwaltung und über Claude nur Besucherzahlen, Anfragen, Stand bei Google und Google-Profil ihrer eigenen Website und pflegen Status und Notizen selbst.
Mehr zum Thema: Kontaktformular ohne Backend, Kundenzugang für Agenturen und Claude an Ihr bestehendes CRM anschließen.
Keine Anfrage mehr vergessen.
Mit netstein Sites landen alle Website-Anfragen an einem Ort, und Claude sagt Ihnen, was offen ist. Konto anlegen, Formular einbauen, loslegen.