Wir bauen für Sie · KI-Projekt
Mails sortieren, WhatsApp-Fragen beantworten, Rechnungen auslesen: Wir bauen Abläufe, die im Hintergrund laufen, ohne dass jemand einen Chat öffnet. Die KI bereitet vor, ein Mensch prüft und gibt frei.
Posteingang · Montag, 7:30 Uhr
Angebot Carport, 6 × 3 m
Maße und zwei Fotos dabei, Wunschtermin im März.
Antwortentwurf bereitRechnung 2026-1184, Holzhandel Lang
Betrag, Fälligkeit und Positionen ausgelesen.
zur PrüfungHaustür schließt nicht mehr richtig
Nicht beantwortet, an Herrn Weber weitergegeben.
an einen MenschenBeispielhafte Darstellung · fiktiver Betrieb
Zwei Systeme, die wir gebaut haben und die jeden Tag laufen. Daran sehen Sie, wie Automatisierung mit KI im Alltag aussieht, bevor Sie etwas beauftragen.
Im Betrieb · Sascha ist CTO
Nachrichten aus Airbnb, WhatsApp und weiteren Kanälen landen in einem Postfach, die KI schreibt die Antwortentwürfe. Sascha entwickelt die Software. Genau dieses Muster bauen wir auch für Betriebe: alle Kanäle an einer Stelle, Entwurf von der KI, Entscheidung beim Menschen.
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Eigene App · im App Store
Unterwegs schreibt der Assistent über WhatsApp mit der Reisegruppe und meldet sich von selbst vor dem nächsten Programmpunkt. Die WhatsApp-Anbindung hat Sascha selbst gebaut. Diese Erfahrung nehmen wir mit, wenn wir einen Assistenten für Ihre Kundenanfragen bauen.
Keine großen Visionen, sondern Arbeitsschritte, die heute jemand in Ihrem Büro von Hand erledigt, jeden Tag gleich. Dahinter stecken KI-Agenten mit engen Grenzen: Sie lesen, sortieren und schreiben Entwürfe, und sie dürfen nur das, was der Ablauf braucht.
Anfrage, Rechnung, Reklamation, Bewerbung: Die KI ordnet jede Mail zu, fasst lange Verläufe in wenigen Sätzen zusammen und legt sie dorthin, wo sie hingehört, oder schickt sie an die zuständige Person.
Lieferzeit, Öffnungszeiten, Unterlagen, Rückruf: Die KI schreibt den Entwurf in Ihrem Ton und mit Ihren Angaben. Gesendet wird, wenn jemand ihn gelesen und freigegeben hat.
Abends und am Wochenende beantwortet er, was in Ihren freigegebenen Angaben steht, und nimmt Anfragen mit Fotos auf. Alles, was er nicht sicher weiß, gibt er an einen Menschen weiter, mit einer Zusammenfassung.
Website
Derselbe Assistent als Chat auf Ihrer Website. Das lohnt sich nur, wenn dort wirklich Fragen ankommen. Für drei Standardfragen reicht eine gute FAQ-Seite, das sagen wir Ihnen dann auch.
Dokumente
Rechnungsnummer, Beträge, Positionen, Liefertermin: Die KI liest sie aus dem PDF oder Foto aus und legt einen Vorschlag zur Erfassung an. Ist sie bei einem Feld unsicher, markiert sie es, statt zu raten.
Termine
Anfragen aus Mail, WhatsApp und Formular kommen mit Anliegen, Dringlichkeit und Wunschtermin an. Den Termin bestätigen Sie oder Ihr Team, nicht die KI.
Anfragen
Fehlen Maße, Fotos oder die Adresse, fragt der Assistent freundlich nach. Bei Ihnen landet die Anfrage dann mit dem, was Sie für ein Angebot brauchen, statt mit drei Rückfragen.
Ihr Fall
Am meisten bringt fast immer der Arbeitsschritt, über den sich alle ärgern und den trotzdem jede Woche jemand macht. Erzählen Sie uns davon, dann sagen wir, ob es sich lohnt.
30 Minuten sprechen →Die KI macht die Vorarbeit, die Entscheidung bleibt bei Ihnen. Was ohne Freigabe hinausgehen darf, legen Sie fest, für jeden Ablauf einzeln, und Sie können es jederzeit zurücknehmen.
1 Eingang
Mail, WhatsApp, Formular, PDF
Kommt an wie bisher. Ihre Kanäle und Programme bleiben, wie sie sind.
2 KI
Liest, sortiert, schreibt vor
Zusammenfassung, ausgelesene Angaben, Antwortentwurf. Mit dem Hinweis, wo sie unsicher ist.
3 Mensch
Prüft und gibt frei
Ein Klick zum Senden, Ändern oder Verwerfen. Unklare Fälle landen direkt bei der zuständigen Person.
4 Ausgang
Antwort, Eintrag, Termin
Erst jetzt geht etwas hinaus oder wird in Ihr Programm übernommen.
Die KI sortiert, fasst zusammen und schreibt Entwürfe. Hinaus geht nichts. So läuft jede Automatisierung in den ersten Wochen, damit Sie sehen, wie gut sie mit Ihren echten Fällen zurechtkommt.
Der Entwurf liegt fertig bereit, jemand aus Ihrem Team liest und schickt ab. Für alles mit Preisen, Zusagen, Terminen und Reklamationen bleibt es dabei.
Öffnungszeiten, Anfahrt, Rückfragen nach fehlenden Fotos: Antworten, die nur aus Angaben bestehen, die Sie vorher freigegeben haben. Alles andere geht an einen Menschen.
Geld bewegen, Aufträge annehmen, Preise nennen, die nicht in Ihrer Liste stehen, Reklamationen abschließen oder Daten löschen. Das bleibt beim Menschen.
Eine Automatisierung liest Mails und Nachrichten Ihrer Kunden. Deshalb klären wir im Workshop zuerst, welche Daten durch den Ablauf gehen und wo sie verarbeitet werden, bevor wir eine Zeile bauen.
Die eine Mail, das eine PDF, die eine Nachricht. Es entsteht keine Kopie Ihres Postfachs bei uns, und auf welche Ordner, Kanäle und Programme die Automatisierung zugreift, steht in einer Liste, die Sie lesen und ändern können.
Wir setzen Claude ein. Über die Schnittstelle von Anthropic werden Ihre Daten standardmäßig nicht zum Training genutzt; Anthropic sitzt in den USA, das gehört in Ihre Datenschutzdokumentation, und für Kundendaten braucht es einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Wer das nicht will: Claude läuft auch über Amazon Bedrock in Ihrem eigenen AWS-Konto, in einer Region in der EU.
Für den Assistenten nutzen wir die WhatsApp-Business-Plattform von Meta, keine Werkzeuge, die ein normales WhatsApp fernsteuern und Ihre Nummer riskieren. Die Nachrichten laufen über Meta, so wie heute schon, wenn Kunden Ihnen über WhatsApp schreiben.
Gesundheitsdaten, Personalakten, Bankdaten von Kunden. Solche Abläufe automatisieren wir nur, wenn Verträge und Ihr Datenschutzbeauftragter das abdecken. Oft ist die ehrliche Antwort: Dieser Teil bleibt Handarbeit.
Wir sind keine Anwälte und erbringen keine Rechtsberatung. Ob Ihr Einsatz DSGVO-konform ist, kann nur ein Anwalt oder Ihr Datenschutzbeauftragter beurteilen. Was Betriebe bei Claude allgemein beachten sollten, steht in unserem Ratgeber Claude auf Deutsch.
Nicht jeder Arbeitsschritt wird besser, wenn eine KI ihn übernimmt. In diesen Fällen raten wir ab, auch wenn wir damit einen Auftrag verlieren.
Ein Ablauf, der zweimal im Monat anfällt, spart nie so viel, wie das Bauen kostet. Dann lieber eine gute Vorlage.
Verhandlungen, heikle Reklamationen, Gespräche mit Stammkunden: Hier kann die KI höchstens zusammenfassen. Antworten sollte ein Mensch.
Wenn niemand genau sagen kann, wer was wann macht, automatisiert man das Durcheinander mit. Dann zuerst aufräumen, oft reicht das schon.
Postfach-Regeln, Belegerkennung in der Buchhaltung, fertige Chatbots: Wenn eine Funktion, die Sie schon bezahlen, den Job macht, sagen wir Ihnen das.
Vier Schritte. Nach dem Erstgespräch und nach dem Workshop können Sie jeweils aufhören, und den Festpreis kennen Sie, bevor wir anfangen zu bauen.
30 Minuten · kostenlos
Sie erzählen, welcher Ablauf Zeit frisst. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich eine Automatisierung lohnt, auch wenn die Antwort nein ist. Dann sparen Sie sich den Workshop.
ein halber Tag
Wir gehen den Ablauf mit Ihnen durch, an echten Mails und Nachrichten, und schauen, was Ihr Postfach, Ihre WhatsApp-Nummer und Ihre Programme hergeben. Am Ende haben Sie eine Leistungsbeschreibung und den Festpreis, auch wenn Sie mit jemand anderem weitermachen.
zum Festpreis
Wir bauen den Ablauf und lassen ihn zuerst nur vorbereiten: Sie sehen jeden Entwurf, bevor etwas hinausgeht. So zeigt sich an Ihren echten Fällen, wo die Regeln noch nicht passen.
nach der Übergabe
In den ersten Wochen nach der Übergabe schärfen wir die Regeln mit Ihnen nach. Erst dann entscheiden Sie, ob einzelne Antworten auch ohne Freigabe hinausgehen dürfen.
Eine Automatisierung kostet nicht nur einmal. Diese Posten fallen jeden Monat an, die meisten gehen nicht an uns. Wir schreiben sie mit einer Schätzung in die Leistungsbeschreibung, bevor Sie sich entscheiden.
geht an Anthropic oder AWS
Abgerechnet nach Menge, nicht pro Sitz. Wir wählen für jede Aufgabe das günstigste Modell, das reicht: Sortieren braucht weniger als ein guter Antwortentwurf. Den Verbrauch rechnen wir getrennt und mit einer Obergrenze, damit keine Überraschung entsteht.
geht an Meta
Meta berechnet für die WhatsApp-Business-Plattform Gebühren, je nach Art der Nachricht. Was das bei Ihrer Menge ausmacht, rechnen wir im Workshop mit Ihren Zahlen aus. Ohne WhatsApp fällt der Posten weg.
geht an den Serveranbieter
Die Automatisierung läuft rund um die Uhr auf einem Server oder in der Cloud. Bei einem einzelnen Ablauf ist das meist ein kleiner Posten.
nach Absprache
Programme ändern ihre Schnittstellen, Modelle werden ersetzt, Ihre Regeln ändern sich. Ob und wie wir das übernehmen, steht in der Leistungsbeschreibung, getrennt vom Projektpreis.
Was Claude im Abo und über die Schnittstelle kostet, haben wir beim KI-Betriebssystem aufgeschlüsselt.
Projekte ab 4.999 €. Was Ihres kostet, hängt vor allem an zwei Fragen: Wie viele Kanäle und Programme hängen am Ablauf, und wie viel soll die KI allein erledigen? Ob sich das Projekt lohnt, sagen wir Ihnen im kostenlosen Erstgespräch. Den Festpreis bekommen Sie nach dem Discovery-Workshop, bevor wir anfangen.
Auf Anfrage
ein halber Tag, wird bei einem Projekt angerechnet
Wir gehen Ihren Ablauf an echten Fällen durch und klären, was Postfach, WhatsApp-Nummer und Programme hergeben. Am Ende haben Sie eine Leistungsbeschreibung mit Festpreis und laufenden Kosten, auch dann, wenn Sie mit jemand anderem weitermachen.
Auf Anfrage
ein Kanal, ein Arbeitsschritt
Zum Beispiel das Postfach, das sortiert und Antwortentwürfe schreibt, oder Rechnungen, die ausgelesen werden. Der Einstieg, mit dem die meisten anfangen sollten.
Auf Anfrage
nach Aufwand kalkuliert, Festpreis nach dem Workshop
Mail, WhatsApp und Website-Anfragen an einer Stelle, mit Entwürfen und Übergabe an Ihr Team, dazu die Anbindung an Ihre Programme. Hier entscheidet der Workshop über die Summe, nicht eine Preisliste.
Alle Preise netto. Dazu kommen die laufenden Kosten von oben, die überwiegend an Anthropic oder AWS, Meta und den Serveranbieter gehen.
Ein Programm erledigt einen wiederkehrenden Arbeitsschritt, und eine KI übernimmt darin die Teile, für die man bisher lesen und verstehen musste. Eine klassische Regel sortiert Mails nach Absender oder Betreff. Mit KI erkennt der Ablauf, worum es in der Mail geht, fasst sie zusammen und schreibt einen Antwortentwurf. Die Entscheidung bleibt bei Ihnen.
Ein KI-Agent ist eine KI, die selbst entscheidet, welchen Schritt sie als Nächstes macht: nachschlagen, nachfragen, einen Entwurf schreiben. In vielen unserer Automatisierungen steckt so ein Agent, aber mit engen Grenzen. Er bekommt nur die Werkzeuge und Daten, die der Ablauf braucht, und alles, was nach außen wirkt, geht über Ihre Freigabe.
Ja. Mit Werkzeugen wie n8n oder Make lassen sich einfache Agenten ohne Programmierkenntnisse zusammenstellen, und für einen ersten Versuch ist das ein guter Weg. Schwierig wird es, wenn der Ablauf jeden Tag zuverlässig laufen soll: Zugriffsrechte, Fehlerfälle, Freigaben und die Frage, was passiert, wenn die KI danebenliegt. Das ist der Teil, den wir bauen.
Das kommt vor, deshalb fangen wir mit Entwürfen an und nicht mit Versand. Ist sich die KI unsicher, markiert sie den Fall oder gibt ihn an einen Menschen weiter, statt zu raten. In den ersten Wochen nach der Übergabe schärfen wir die Regeln mit Ihnen nach, an Ihren echten Fällen.
Nur auf das, was Sie vorher freigegeben haben, etwa Öffnungszeiten, Anfahrt, Ablauf oder Rückfragen nach fehlenden Angaben. Er sagt Ihren Kunden, dass er eine KI ist. Bei allem anderen schreibt er, dass sich jemand meldet, und gibt die Anfrage mit einer Zusammenfassung an Sie weiter.
Nur eingeschränkt, das sind die Regeln von WhatsApp. Auf eine Kundennachricht darf ein Betrieb 24 Stunden lang frei antworten. Danach, und für Erinnerungen oder Neuigkeiten, braucht es Vorlagen, die Meta vorab genehmigt und für die Gebühren anfallen können. Werbung an Kunden, die nicht zugestimmt haben, bauen wir nicht.
Nein. Ihr Postfach, Ihre WhatsApp-Nummer und Ihre Programme bleiben, die Automatisierung hängt sich dazwischen. Für WhatsApp braucht es ein Konto auf der WhatsApp-Business-Plattform von Meta, das richten wir mit Ihnen ein. Wenn Sie vor allem Antworten aus Warenwirtschaft oder Buchhaltung wollen, passt eher unser KI-Betriebssystem.
Für manche Abläufe ja. Postfächer haben Regeln, Buchhaltungsprogramme lesen Belege aus, und fertige Chatbots gibt es viele. Wenn ein fertiges Produkt reicht, sagen wir Ihnen das im Erstgespräch. Wir bauen dann, wenn mehrere Kanäle oder Programme zusammenspielen müssen oder kein fertiges Produkt Ihren Ablauf abbildet.
Manchmal ja, manchmal nicht. Entscheidend ist nicht die Größe, sondern ob es einen Arbeitsschritt gibt, der jede Woche wiederkommt und jedes Mal ähnlich aussieht. Gibt es den nicht, sagen wir Ihnen das im Erstgespräch und Sie sparen sich den Workshop.
Wenn Sie so wollen, eine kleine: Wir sind Stephi und Sascha aus Altdorf bei Nürnberg und arbeiten für Betriebe in Franken und der Oberpfalz. Die Technik baut Sascha. Er ist CTO bei hayp.ai und entwickelt dort die Software, über die rund 100.000 Reservierungen im Jahr laufen. Sie haben einen festen Ansprechpartner, kein wechselndes Projektteam.
Nein. Über die Schnittstelle von Anthropic werden Daten standardmäßig nicht zum Training genutzt, über Amazon Bedrock ebenfalls nicht, und wir trainieren auch kein eigenes Modell mit Ihren Mails. Ob der Einsatz für Ihren Betrieb datenschutzrechtlich passt, klären Sie bitte mit Ihrem Datenschutzbeauftragten. Wir sind keine Anwälte.
Wir bauen für Sie
Die KI-Automatisierung ist eines von drei KI-Projekten, die wir für Betriebe bauen. Welches zu Ihnen passt, klären wir im Erstgespräch, manchmal ist es auch eine Kombination.
Claude mit Zugriff auf Warenwirtschaft, Buchhaltung, Mail und Kalender. Für Betriebe, die Antworten aus ihren Programmen wollen statt Exportdateien.
Mehr zu KI-Betriebssystem →Ein KI-Assistent, der Ihre Handbücher, Verträge und Unterlagen kennt und bei jeder Antwort die Quelle nennt. Für Betriebe, deren Wissen vor allem in Dokumenten steckt.
Mehr zu Eigenes RAG-System →30 Minuten, kostenlos. Sie beschreiben den Arbeitsschritt, wir stellen Fragen und sagen Ihnen danach, ob sich eine Automatisierung lohnt und wie sie aussehen könnte, auch wenn die Antwort nein ist.
Technisch führt Sascha das Gespräch.
